Si vas a comenzar a documentar los procesos para ISO 9001:2015 te recomiendo sin lugar a dudas las entrevistas puesto a puesto.

Como paso previo te recomiendo que identifiques tus procesos según te cuento en este post: Identificando los procesos para ISO 9001:2015

Aunque dispongas de los documentos que cumplen los requisitos es esencial interactuar con las personas de la empresa con el fin de detectar y cubrir las necesidades reales y saber cómo trabajan en el día a día.

La Sabiduría es hija de la experiencia. Leonardo Da Vinci

Todas las empresas poseen un sistema de gestión natural de hacer las cosas aunque no estén documentados y con la entrevista puesto a puesto descubriremos ese sistema natural para posteriormente alinearlo con los requisitos de la norma.

¿Qué ganamos cuando logramos alinear los requisitos con la forma real que se hacen las cosas?

Las personas poseen la información, habilidades, conocimientos y prácticas que debemos intentar documentar ya que afectan en el desempeño del proceso.

• Generamos una base sólida de conocimientos documentados que serán la clave para la formación de otros empleados.
• Las buenas prácticas se pueden repetir y reproducir, es decir, el proceso está controlado.

6 consejos para realizar tus entrevistas puesto a puesto.

Cuando vamos a implantar sistemas de calidad SIEMPRE nos encontramos con la resistencia, de como gestionarla te hablo en mi post  Aprendiendo a Gestionar la resistencia al cambio en tu empresa.

Ahora bien,  para no darte de pleno con esa resistencia te listo algunas consideraciones a tener en cuenta;

Realiza las entrevistas con las personas adecuadas, quiero decir, con la que realmente hace el trabajo.

Muchas veces tienes a su superior disponible pero lo que necesitamos saber es cómo se hacen las cosas y el conocimiento, acciones de mejora y detalles los tiene la persona que ejecuta el proceso.

Cuando sea práctico realiza la entrevista en el mismo puesto de trabajo, que te enseñen como hacen las cosas, sobre todo en procesos productivos..

Cuando empieces la entrevista dile cuál es el objetivo de la misma y coméntale que tomarás notas en todo momento

Pídeles que te describan sus tareas, que herramientas utilizan, etc.

Anímales a que te cuenten cuales son sus mayores problemas.

Seguro que tienen alguna propuesta o idea de mejora, pídeles que las compartan contigo.

No dejes de leer estos los post relacionados;

4.3 Como definir el alcance de tu Sistema de Gestión de la Calidad

4.2 Definición de las partes interesadas

¿Cómo documento las entrevistas puesto a puesto?

No es un registro obligatorio de la norma pero sin duda es de gran ayuda a la hora de trabajar para elaborar la información documentada, te recomiendo que el registro contenga al menos los siguientes datos;

• Nombre del proceso
• Persona entrevistada
• Herramientas que utiliza o necesita
• Descripción de las tareas que realiza
• Problemas
• Mejoras
• Documentación de apoyo

Como ves de una entrevista puesto a puesto se saca mucha información para documentar los procesos para ISO 9001.

y tú, ¿tienes alguna experiencia que contarme de una entrevista puesto a puesto?

¿Te apuntas?