Si vas a comenzar a documentar los procesos para ISO 9001:2015 te recomiendo sin lugar a dudas las entrevistas puesto a puesto.

Como paso previo te recomiendo que identifiques tus procesos según te cuento en este post: Identificando los procesos para ISO 9001:2015

Aunque dispongas de los documentos que cumplen los requisitos es esencial interactuar con las personas de la empresa con el fin de detectar y cubrir las necesidades reales y saber cómo trabajan en el día a día.

La Sabiduría es hija de la experiencia. Leonardo Da Vinci tweet

Todas las empresas poseen un sistema de gestión natural de hacer las cosas aunque no estén documentados y con la entrevista puesto a puesto descubriremos ese sistema natural para posteriormente alinearlo con los requisitos de la norma.

¿Qué ganamos cuando logramos alinear los requisitos con la forma real que se hacen las cosas?

Las personas poseen la información, habilidades, conocimientos y prácticas que debemos intentar documentar ya que afectan en el desempeño del proceso.

  • Generamos una base sólida de conocimientos documentados que serán la clave para la formación de otros empleados.
  • Las buenas prácticas se pueden repetir y reproducir, es decir, el proceso está controlado.

personas

6 consejos para realizar tus entrevistas puesto a puesto.

Cuando vamos a implantar sistemas de calidad SIEMPRE nos encontramos con la resistencia, de como gestionarla te hablo en mi post  Aprendiendo a Gestionar la resistencia al cambio en tu empresa.

Ahora bien,  para no darte de pleno con esa resistencia te listo algunas consideraciones a tener en cuenta;

Realiza las entrevistas con las personas adecuadas, quiero decir, con la que realmente hace el trabajo.

Muchas veces tienes a su superior disponible pero lo que necesitamos saber es cómo se hacen las cosas y el conocimiento, acciones de mejora y detalles los tiene la persona que ejecuta el proceso.

Cuando sea práctico realiza la entrevista en el mismo puesto de trabajo, que te enseñen como hacen las cosas, sobre todo en procesos productivos..

Cuando empieces la entrevista dile cuál es el objetivo de la misma y coméntale que tomarás notas en todo momento

Pídeles que te describan sus tareas, que herramientas utilizan, etc.

Anímales a que te cuenten cuales son sus mayores problemas.

Seguro que tienen alguna propuesta o idea de mejora, pídeles que las compartan contigo.

No dejes de leer estos los post relacionados;

4.3 Como definir el alcance de tu Sistema de Gestión de la Calidad

4.2 Definición de las partes interesadas

¿Cómo documento las entrevistas puesto a puesto?

No es un registro obligatorio de la norma pero sin duda es de gran ayuda a la hora de trabajar para elaborar la información documentada, te recomiendo que el registro contenga al menos los siguientes datos;

  • Nombre del proceso
  • Persona entrevistada
  • Herramientas que utiliza o necesita
  • Descripción de las tareas que realiza
  • Problemas
  • Mejoras
  • Documentación de apoyo

Como ves de una entrevista puesto a puesto se saca mucha información para documentar los procesos para ISO 9001.

y tú, ¿tienes alguna experiencia que contarme de una entrevista puesto a puesto?

¿Te apuntas?

 

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Categorías: ISO 9001

Claudia Benavides

Consultora en Sistemas de Gestión de Calidad ISO 9001:2015. Mi misión es ayudar a las empresas a conseguir su certificación en la norma ISO 9001:2015 de manera rápida y eficaz.

15 commentarios

Mario · 18 octubre, 2017 a las 1:49

Gracias por compartir y seguiremos tan valiosos consejos.

Diana · 20 octubre, 2017 a las 0:16

Buen día.
He leído todos y aplicado cada uno de los post y no me queda sino agradecerte por tan valiosa información.

Manrique Neira Kely · 24 octubre, 2017 a las 19:18

Gracias Claudia por tus excelentes aportes.

Marcial · 23 enero, 2018 a las 15:29

Tengo la tarea de desarrollar el sistema de gestion de calidad, y me apoyare mucho de tus publicaciones.

luis juarez · 23 enero, 2018 a las 22:36

Gracias por compartir

Michel · 24 enero, 2018 a las 14:19

Gracias Infinitas Claudia. Realmente me ha sido de mucha utilidad la información que compartes.

Saludos desde Santiago de Chile 🙂

Luz Gladys Pereañez · 24 enero, 2018 a las 20:32

Totalmente de acuerdo, es fundamental involucrar a todo el personal de cada proceso, además nos permite mayor información de la empresa. Personalmente la documentación de los procesos lo he iniciado directamente con la (las) personas que realizan la actividad y resaltando que sin ellos, no sería posible para la empresa lograr los objetivos. También es necesario invitarlos a sugerir las mejores y/o reportar oportunamente las dudas o inconvenientes presentados.
Claro que se encuentran algunos obstáculos o negatividad a colaborar.
Aunque inicialmente se presenta recelo, a los colaboradores les gusta sentir que los tienen en cuenta y no debemos descartar a nadie (el portero, Jardinero, mensajero, la sra de los tintos, etc) a todos se deben involucrar y hacer sentir cada uno clave e importante para la empresa.
Con paciencia y convicción se logrará la gestión.
Excelente tema. Gracias por compartir y por las recomendaciones.

Rafael Gil · 1 febrero, 2018 a las 19:05

Es simple, no complicado. Gracias

MALU MARQUINA · 21 marzo, 2018 a las 16:34

muchas gracias por el consejo entrevista puesto a puesto.

mercedes · 21 marzo, 2018 a las 21:31

gracis por tus comentario, me permite comparar con las practicas que realizamos y coincidimos mucho. saludos

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