¿Qué nos dice la norma ISO 9001:2015 capítulo 7.2 Competencias?

Según el capítulo 7.2 Competencias, la organización debe:

a) determinar la competencia necesaria de las personas que realizan, bajo su control, un trabajo que afecta al desempeño y eficacia del sistema de gestión de la calidad;

b) asegurarse de que estas personas sean competentes, basándose en la educación, formación o experiencia apropiadas;

c) cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas;

d) conservar la información documentada apropiada como evidencia de la competencia.

NOTA Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la formación, la tutoría o la reasignación de las personas empleadas actualmente; o la contratación o subcontratación de personas competentes.

¿Qué quiere decir esto?

A modo práctico lo que nos exige la norma son los siguientes requisitos para cumplir con este capítulo:

Determinar las competencias necesarias

Es necesario realizar la descripción de cada puesto de trabajo.

Cada perfil que necesitemos en la compañía que pueda afectar al desempeño y eficacia del Sistema de Calidad debe estar descrito en cuanto a educación y/ o experiencia necesaria.

Esta ficha puede contener, a modo de ejemplo los siguientes campos a rellenar:

• Misión / Síntesis del puesto
• Principales responsabilidades
• Otras funciones y tareas de su campo de responsabilidad
• Requisitos mínimos en cuanto a educación y experiencia
• Clientes internos y externos
• Proveedores internos y externos
• Información de uso y consulta.

La responsabilidad de elaborar estas fichas recaen principalmente en el departamento de RRHH, con la ayuda del Responsable de Departamento y suelen ser aprobadas por el Directivo responsable.

Adquirir las competencias necesarias

Esto se traduce en que debemos formarnos, formación continua para nuestros colaboradores y para nosotros mismos.

Está más que claro que debemos reciclarnos, adquirir nuevos conocimientos en cualquier faceta que nos permita mejorar la calidad del trabajo realizado.

Esta formación puede ser interna o externa, ya que SIEMPRE hay oportunidades de formación, para aprender a usar ese nuevo SW que permite la automatización de recursos, nuevos procesos que los operarios deben saber,etc…

Ninguno hay que no pueda ser maestro de otro en algo. Baltasar Gracián

Hace ya tiempo leí en un foro especializado una pregunta y respuestas de todo tipo que quiero compartir contigo:

Pregunta  ¿Debemos documentar TODA la formación que se imparte en la empresa?¿ o sólo la que influye en el desempeño de nuestro trabajo?

Respuestas, como os dije, de todo tipo, muchos que si, otros muchos que nooooo.

Personalmente, creo que debemos documentar la formación que influye en la calidad de nuestro desempeño.

Aunque la verdad sea dicha, a mi nunca se me ocurrió pedir a las empresas para las que estaba trabajando formación en otros aspectos variopintos como pueden ser artesanía, marketing o ventas.

Aunque la verdad me hubiese encantado hacer cursos de marketing y ventas que hoy en día se han vuelto fundamentales en mi vida 🙂

Al final, todo esto depende de la política de cada empresa sobre estos asuntos.

y tú, ¿Qué opinas sobre esto?

¿Dónde documento y apruebo esa planificación de formación?

El responsable del departamento suele canalizar las peticiones y se suele presentar un estimado en las reuniones de la revisión por la dirección.

Es muy práctico contar con un formato de Solicitud de acción formativa en donde cada colaborador interesado puede rellenar los datos del curso y presentarla a su responsable.

Esta ficha puede tener como ejemplo los siguientes campos:

• Nombre de la acción formativa
• Justificación de la necesidad
• Formación externa, interna u online
• Empresa proveedora
• Importe a pagar

Evaluar la eficacia de las acciones tomadas

Para cubrir este requisito las empresas suelen realizar un cuestionario al responsable directo ya que entiende que es quién puede monitorizar si la formación ha sido eficaz para el desarrollo del trabajo realizado.

¿Es esto es eficaz?,

Depende de muchos factores, si el responsable directo lo ha visto en ese desempeño, si se le ha dado la oportunidad al colaborador de utilizar esa formación, etc.

¿Se te ocurre alguna manera de dejar evidencia de la eficacia de la formación adquirida?, Te animo a que lo compartas en comentarios 😉

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Tener evidencia de las acciones formativas

Puedes tener evidencia conservando los títulos, diplomas y certificados adquiridos, también temarios y planes de formación.

No olvides actualizar la ficha interna de cada trabajador con las nuevas habilidades adquiridas.

KPIs de formación

Un KPIs a tener en cuenta con el fin de estudiar y recopilar datos para, en un futuro mejorarlo u optimizarlo es:

A.- Horas de formación recibidas/ horas totales trabajadas

Este procedimiento y los formatos relacionados con las Competencias, están incluidos en el Pack de procedimientos para ISO 9001:2015 que usamos en Calidad para Pymes.