Comprensión de la Organización y su Contexto

Si ya has encontrado tu razón para implementar ISO 9001, ya hemos definido los primeros pasos y ya sabes cuales son las fases generales del proyecto, desde ahora vamos a comenzar a estudiar paso a paso la norma ISO 9001:2015.

Dentro del nuevo capítulo IV «Contexto de la Organización», encontramos 4 puntos, en este post nos centraremos en el 4.1 Comprensión de la Organización y de su contexto

Comprensión de la Organización y de su contexto.

Este es un nuevo requisito donde la empresa debe determinar las cuestiones internas y externas y hacer seguimiento.

Si quieres, puedes ver el video de este post

¿Cómo lo hacemos?

Si bien es cierto en esta nueva versión no indica que metodología usar, para este fin resulta eficaz hacer un análisis DOFA, una Matriz o bien un análisis PEST.

En este artículo trabajaremos con el análisis DOFA

Realizando un analisis DOFA

La matriz DOFA (conocido por algunos como FODA, y SWOT en inglés) es una herramienta de gran utilidad para entender y tomar decisiones en toda clase de situaciones en negocios y empresas.

DOFA es el acrónimo de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.

Los encabezados de la matriz proveen un buen marco de referencia para revisar la estrategia, posición y dirección de una empresa, propuesta de negocios, o idea.

El análisis DOFA es una evaluación subjetiva de datos organizados en el formato DOFA, que los coloca en un orden lógico que ayuda a comprender, presentar, discutir y tomar decisiones.

Puede ser utilizado en cualquier tipo de toma de decisiones, ya que la plantilla estimula a pensar pro-activamente, en lugar de las comunes reacciones instintivas.

Las cuatro dimensiones son una extensión de los encabezados sencillos de Pro y Contra.

Te presento un ejemplo de preguntas que pueden ser utilizadas aunque por supuesto puedes cambiarlas, es sólo a modo de ejemplo.

“El mayor valor de una herramienta está en los resultados que obtengan los que la utilizan”.

La generación de estrategias con la Matriz DOFA

El propósito de la Matriz FODA lo resume Weihrich en lo siguiente:

“… obliga a los gerentes a analizar la situación de su organización y a planificar estrategias, tácticas y acciones, para el logro eficaz y eficiente de los objetivos de la organización”.

A continuación te presento algunas recomendaciones de estrategias a seguir a partir de la información que proporciona esta Matriz.

Las “Estrategias Ofensivas- (Maxi-Maxi)-(F-O)»

Son las de mayor impacto.

Para generarlas debe pensarse en qué puede hacer la empresa para, apoyándose en sus Fortalezas, aprovechar al máximo las Oportunidades que se han identificado en el entorno.
Algunas acciones podrían ser;

• Desarrollar mercados de provincias.
• Incorporar nuevos productos a la cartera (para aprovechar fortaleza de contar con una buena red de comercialización).
• Segmentar clientes para estrategias específicas.
• Buscar mecanismos para acceder a licitaciones.

Las “Estrategias Defensivas- (Maxi-Mini)-(F-A)”.

Se diseñan para enfrentar los posibles impactos negativos que pueden crearle a la empresa las Amenazas que se identificaron en el entorno, mediante el máximo aprovechamiento de sus Fortalezas.

Como por ejemplo;

• Preparar Programa de fidelización de clientes. (Para enfrentar amenaza de “Nuevos competidores”).
• Reforzar stocks en agencias provinciales. (Para enfrentar amenaza de “Inseguridad en el transporte interprovincial”).
• Lanzar campaña que estimule el consumo de “productos ecológicos”. (Para enfrentar amenaza de entrada en el mercado de “Productos transgénicos”).

Las “Estrategias Adaptativas- (Mini-Maxi)-(D-O)”.

Se diseñan para reducir las limitaciones que pueden imponerle a la empresa determinadas Debilidades, en el máximo aprovechamiento de Oportunidades que ha identificado en el entorno.
Por ejemplo;

• Gestionar certificación de Calidad ISO-9001. (Para enfrentar Debilidad de “Mala imagen de calidad de nuestros productos”).
• Diseñar Sistema de Información (Inteligencia) de Marketing
• Innovación de productos para adaptarlos a nuevas condiciones del mercado y la competencia.
• Preparar Plan de reducción de costos sin afectar la calidad.
• Entrenamiento al personal no cualificado.

Las «Estrategias de Supervivencia (Mini-Mini)- (D-A)».

Son las mas “traumáticas”. Se generan para reducir el efecto que pueden tener las Debilidades de la empresa, que puedan agudizar el impacto negativo de Amenazas que ha identificado en el entorno.

Las estrategias que pueden generarse en este “cuadrante” pueden llegar a ser:

• Diversificación
• Fusión con proveedores o clientes,
• Venta del negocio
• iniciar proyectos en otro tipo de actividad o negocios.

Muchas veces, se generan idénticas estratégicas en diferentes cuadrantes.

Cuando sucede esto, puede considerarse que las mismas deben tener mayor prioridad en su ejecución pues su impacto es mayor.

Finalmente, para la puesta en práctica de las estrategias que se seleccionen, debe determinarse el orden de ejecución que se considere más conveniente y preparar Planes de Acción.

Estos planes de acción son los que se deben preparar y presentar en la Revisión por la Dirección y en gran parte definirán las estrategias a seguir en el próximo ciclo, año o periodo que estiméis.

Y tú, para cumplir con este nuevo requisito de Comprensión de la Organización y su Contexto

¿Ya tienes el análisis DOFA de tu empresa? y lo más importante aún, tu plan de acción?

La documentación necesaria que necesitas la encuentras en los KIT de documentos