8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente

8.4.1 Generalidades

La empresa tiene que estar segura de que los productos, procesos y servicios que se suministran de forma externa se encuentran conformes a los requisitos.

La empresa tiene que determinar todos los controles que se aplican a los procesos, los servicios y los productos suministrados de forma externa cuando:

a) Todos los servicios y productos de los proveedores externos se encuentran destinados a incorporarse dentro de los mismos productos y servicios de la empresa.

b) Los productos y los servicios se proporcionan de forma directa por los clientes por los proveedores externos en nombre de la empresa.

c) El proceso proporcionado por un proveedor externo como resultado de una decisión de la empresa.
La empresa debe determinar y aplicar ciertos criterios para la evaluación, la selección, el seguimiento del desempeño y la revaluación de todos los proveedores externos, basándose en su capacidad de proporcionar diferentes procesos y servicios según los acuerdos a los que ha llegado con la organización.

La empresa tiene que conservar la información documentada por si en algún momento fuera necesario realizar una revisión.

1. ¿Qué acciones debes tomar para realizar una eficaz evaluación de proveedores?

1.1.- Definir cuales son los proveedores que inciden directamente en la calidad de nuestros productos.

En una empresa trabajas con muchos proveedores que cubren todas las necesidades que tiene la compañía.

Puedes encontrarte con proveedores que suministran el material de oficina, la empresa consultora que te ayuda a implantar ISO 9001:2015 y la empresa que te suministra la materia prima para fabricar el producto estrella de la compañía.

Lo que nos pide la norma ISO 9001:2015 es que evaluemos a los proveedores que inciden directamente en la calidad de nuestro producto o servicio.

Estos proveedores suministran material/servicios críticos para que tu empresa preste el servicio a sus clientes de Calidad.

Cualquier incidencia detectada en ellos afecta a los compromisos de calidad adquiridos con los clientes, por ejemplo, material eléctrico específico, servicios subcontratados, maquinaria crítica de obra.

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1.2.- Realizar una evaluación inicial de los proveedores

Cuando nos disponemos a realizar nuestra primera evaluación de proveedores y así poner en orden nuestra lista de proveedores aprobados debemos realizar una evaluación inicial.

Normalmente, esta evaluación inicial se suele otorgar si cumplen con los siguientes requisitos;

• Experiencia satisfactoria durante un periodo anterior, nos referimos a ellos como suministradores históricos, nos han demostrado que son suministradores fiables.
• Empresa certificada según norma ISO 9001:2015 o similar.
• Empresa acreditada por ENAC (y/o entidades similares) u organismos públicos relevantes

En Calidad para Pymes disponemos de un cuestionario de evaluación inicial, en él se desarrollan una serie de preguntas que nos harán saber que grado de control se realiza de sus procesos aunque no estén certificados según ISO 9001:2015.

1.3.- Realizar una evaluación continuada de manera periódica.

Se debe realizar un seguimiento de los productos/servicios prestados por el suministrador.

Según nuestro sistema de calidad, cualquier persona que detecte una no conformidad debe notificar al departamento de calidad.

Esta acción nos permite contar con un dato clave para sacar cualquier tipo de estadística relacionada con, por ejemplo:

• Pedidos entregados vs pedidos entregados con incidencias
• Es fácil detectar si las incidencias siempre ocurren con algún tipo en concreto de producto o servicio.

Mi recomendación es realizar este análisis estadístico ya que como siempre digo

Lo que no se mide, no se puede mejorar

2. Evidencias necesarias para cumplir con la evaluación de proveedores.

2.1 Listado de proveedores aceptados

Es importante disponer de un listado con todos los proveedores aceptados.

OJO, si dispones de un programa o base de datos de algún programa de gestión no es necesario tener un listado en papel que suponga actualizarlo cada vez que llega la auditoría.

La evidencia documentada sería el listado actualizado, adecuado con los campos correspondientes, del programa de gestión.

2.2 Cuestionario de evaluación y re-evaluación de suministradores

Como ya comentamos, la forma más fácil de realizar un análisis inicial es un cuestionario, estos documentos deben ser guardados como evidencias de esta acción.

2.3 Evidencias del análisis continuado

Cualquier información documentada del análisis de no conformidades, de cumplimientos de proveedores, de incidencias o felicitaciones relativas a las actuaciones con nuestros proveedores.

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¿Preparado para realizar la evaluación de tus proveedores?

Los procedimientos y formatos relacionados con la evaluación de proveedores para ISO 9001:2015, están incluidos en el Pack de procedimientos para ISO 9001:2015 que usamos en Calidad para Pymes.